eReceiving

除基本建设外,所有eVA采购订单100%使用电子接收(电子接收). 这一过程提高了采购事务处的效率, 应付账款, 大学院系及供应商.
 

  • 改善问责制
  • 促进即时付款
  • 提供完整的审计跟踪
  • 增加客户服务

开立帐户

培训需求

接受培训的横幅是 mandatory.培训每月提供一次 required prior to 批准接收Banner的帐户访问权限.

帐户设置

横幅接收帐户是通过 midas.henxing.net. 按照这些分步说明申请帐户.

Document

使用旗帜

横幅接收表格

  • FPARCVD -填写电子收信人表格
  • FPIRCVD -表单用于查询电子接收方
  • FOIDOCH -查询采购订单,收货人,发票,支票等状态的表单.

登录Banner后,进入菜单Search栏并键入fparvd、FPIRCVD或FOIDOCH来访问表单.

Banner的eVA交易

  • eVA事务每天通过数据导出/导入流程加载到Banner中.
  • 在eVA中批准的订单将在eVA采购订单完成后的一个工作日内发送到Banner, 前提是eVA采购订单已正确创建,并且供应商税号与Banner供应商表上的匹配.
  • Banner中的采购订单号不包含“P”.

eReceiving程序

确保电子接收文件正确填写的步骤:

  • 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务,并生成收货单.
  • 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上,提供横幅屏幕截图和详细步骤,说明如何完成电子邮件接收.
  • 接收日期是一个必填字段,它自动默认为当前日期. 调整默认日期,输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期,可能会导致部门失去授权采购的权力.
  • 接收方法是必填字段. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是,预付款项是与付款的接收方式输入.
  • 选择Complete以完全完成Banner接收器. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
  • 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本,以便在完成横幅收据之前进行对账, 你可以向卖方索取一份发票副本. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 财务办公室 详情).
  • 所有eVA采购订单的发票应发送至 应付账款 at invoice@henxing.net 或邮寄到财务办公室,罗林斯大厅202室,诺福克,弗吉尼亚州23529.

3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, 发票和收货人, 导致在下列情况下付款:

  1. 根据订购的数量和度量单位,在eVA中适当地开发采购订单, 并且是为了方便三方匹配而编写的.
  2. 该部门在班纳完成了一个电子接收.
  3. 发票在财务办公室收到,并由应付账款进入Banner.

Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.

  1. 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运,应填写收货人.
  2. 发货完成:发货完成时应填写收货人.

基本建设发票将需要一个纸质收据.

收到的货物/服务的缺陷

  1. 必须以书面形式记录吗.
  2. 大学必须通知供应商 15个日历日 收到损坏的货物/服务.

基本建设
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.

  • 每张发票应提交纸质收货报告.
  • eVA采购订单副本
  • 表示部分或全部
  • 收到货物/服务的实际日期
  • 打印接收订单的个人的姓名和头衔
  • 输入完成接收报告的日期
  • 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
  • 为你的部门保存一份副本

Remember:

  • 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
  • 不完整的接收者可以通过向 procurement@henxing.net.
  • 一旦接收器完成,它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误,需要一个调整接收器.
  • 如果接收方不完成, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到,并被添加到接收者, 为了完成接收,需要在当前字段中输入'0'(零).
  • 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
  • 预付款:收货方式应为付款方式,收货日期应反映货物/服务收到的日期.
  • 装箱单字段:这是一个必需的字段,可用于装箱单号码. 如果没有包装单,Banner用户可以自行决定使用此字段.
  • 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.

确保电子接收文件正确填写的步骤:

  • 部门收货人员应在收货后3个工作天内检查收货/服务,并生成收货单.
  • 电子邮件接收用户指南位于采购服务网站上,提供横幅屏幕截图和详细步骤,说明如何完成电子邮件接收.
  • 接收日期是一个必填字段,它自动默认为当前日期. 调整默认日期,输入实际收到货物/服务的日期. 如果接受系统默认日期不能准确反映收到货物/服务的日期,可能会导致部门失去授权采购的权力.
  • 接收方法是必填字段. 您必须选择正确的关联接收方式. 至关重要的是,预付款项是与付款的接收方式输入.
  • 选择Complete以完全完成Banner接收器. 不完整的收款人无法处理和匹配付款.
  • 不要等待发票来完成横幅接收. 如果你的部门需要一份发票的副本,以便在完成横幅收据之前进行对账, 你可以向卖方索取一份发票副本. Banner用户可以通过BDMS访问和查看供应商发票的扫描图像(参见 财务办公室 详情).
  • 所有eVA采购订单的发票应发送至 应付账款 at invoice@henxing.net 或邮寄到财务办公室,罗林斯大厅202室,诺福克,弗吉尼亚州23529.

3-Way-Match
3-way-match是用于匹配采购订单的自动化Banner流程, 发票和收货人, 导致在下列情况下付款:

  1. 根据订购的数量和度量单位,在eVA中适当地开发采购订单, 并且是为了方便三方匹配而编写的.
  2. 该部门在班纳完成了一个电子接收.
  3. 发票在财务办公室收到,并由应付账款进入Banner.

Invoicing
多张发票不需要多个收货人(基建项目除外). 一个接收器可以完成多个数量和多个行项目.

  1. 部分装运:对于不属于完整“系统”配置的部分装运,应填写收货人.
  2. 发货完成:发货完成时应填写收货人.

基本建设发票将需要一个纸质收据.

收到的货物/服务的缺陷

  1. 必须以书面形式记录吗.
  2. 大学必须通知供应商 15个日历日 收到损坏的货物/服务.

基本建设
基本建设交易免予收款. 接收文件应提供给预算官员, 是否应检查和/或与发票一起准备合适的纸质接收包. 接收包裹应提交给应付账款付款.

  • 每张发票应提交纸质收货报告.
  • eVA采购订单副本
  • 表示部分或全部
  • 收到货物/服务的实际日期
  • 打印接收订单的个人的姓名和头衔
  • 输入完成接收报告的日期
  • 在收到货件后3个工作日内将副本寄交应付帐款
  • 为你的部门保存一份副本

Remember:

  • 收到的数量只有在收货人不完整的情况下才能更改.
  • 不完整的接收者可以通过向 procurement@henxing.net.
  • 一旦接收器完成,它就不能被移除或更改. 为了纠正已完成的接收器上的错误,需要一个调整接收器.
  • 如果接收方不完成, 检查以确保每个行项目在当前字段中都有一个数量. 如果一个特定的行项目没有被部门收到,并被添加到接收者, 为了完成接收,需要在当前字段中输入'0'(零).
  • 中央仓库人员将完成接收所有交付到中央仓库的订单.
  • 预付款:收货方式应为付款方式,收货日期应反映货物/服务收到的日期.
  • 装箱单字段:这是一个必需的字段,可用于装箱单号码. 如果没有包装单,Banner用户可以自行决定使用此字段.
  • 使用fparvd表格作为“调整项”处理退货。.